Hei hyvä asiakkaamme!
Lähes päivittäin saamme lukea sähkökatkojen mahdollisuudesta talven aikana. Sähkökatko vaikuttaa lähes jokaisen yrityksen toimintaan jollakin tavalla. Keräsimme alle kaksi näkökulmaa joita kannattaa hetki pysähtyä miettimään.
Onko yrityksesi toiminta pysäytettävä tai liikkeesi suljettava jos sähkö katkeaa
Mitä yritystoiminnallesi merkitsee jos sähkö katkeaa kahdeksi tunniksi? Joudutko sulkemaan, vai pystytkö jatkamaan ilman sähköä? Voiko teillä tehdä jotain vaikka sähköä ei ole? Mitä asioita tulisi ottaa huomioon?
Jos sinulla on tuotantotoimintaa, voiko teillä tehdä mitään työtä jos ei ole sähköä? Jos ei, mieti valmiiksi toimintatapa mitä tehdään jos sähkö katkeaa ennakkoon ilmoitettuun aikaan tai mitä jos katko on odottamaton.
Millainen liiketila sinulla on, pystytkö toimimaan ilman sähköä, pystytkö palvelemaan asiakkaita ilman valaistusta? Tuleeko valoa ikkunasta tai onko sinulla mahdollisuus järjestää valaistuista ilman sähköä. Entä miten toimit kun kassajärjestelmä ei ole käytössä? Onko mahdollista hankkia jokin varajärjestelmä, generaattori tms.
Entä jos asiakkaasi ovat varanneet käteistä, onko sinulla vaihtorahaa ja pystytkö antamaan kuitin? Tai onko sinulla tuttuja, luotettavia asiakkaita joille voisit kirjoittaa laskun? Onhan sinulla siinä tapauksessa laskulomakkeita varalla liikkeessäsi. Ja osaathan kirjoittaa laskun? Muistatko kaikki tietokentät, jotka muuten tulevat järjestelmästä suoraan. Tee itsellesi mallilasku josta voit kopioida tarvittavat tiedot.
Parhaiten valmistaudut miettimällä asiakaskäyntiä. Riittääkö valo, jos ei riitä, saatko sitä jostain lisää ilman sähköä paloturvallisesti. Jos onnistut ratkaisemaan tämän, mieti ihan koko käynti, asiakas valitsee tuotteen ja tulee maksamaan sitä, mitä eri vaihtoehtoja on maksaa, toimivatko ne?
Hanki pari varavirta-akkua joissa teho riittää ja huolehdi niiden latauksesta niin että voit pitää vaikkapa maksupäätteen toiminnassa vähintään sen kaksi tuntia. Jos sinulla on kassakoneeseen sidottu maksupääte, mieti kannattaisiko hankkia ilman kk-maksua toimiva maksupääte josta maksat vain kun sitä käytät, jolloin voit pitää sitä "varastossa" ja ottaa käyttöön jos tarvitset - näin voit ottaa maksuja vastaan.
Palkanmaksun velvoite silloin kun työtä ei voi tehdä
Työnantajalla on palkanmaksuvelvollisuus, vaikka yrityksellä ei olisi toimintaa sähkökatkon aikana, joten se ei ole syy jättää palkkaa maksamatta.
Jos sähkökatkoista tiedotetaan etukäteen, voit varautua niihin suunnittelemalla työvuoroja. Tarvittaessa voit muuttaa myös jo annettua työvuoroluetteloa töiden järjestelyihin liittyvästä painavasta syystä. Ulkopuolelta päätettäviä sähkökatkoja voidaan pitää työaikalaissa määriteltynä painavana syynä. Tekemättä jäävät tunnit sinun on pyrittävä sijoittamaan työvuorolistaa muuttamalla katkoa edeltävälle tai sen jälkeiselle ajalle.
Nyt on tärkeää miettiä miten teillä toimitaan ja miten työt saadaan hoidetuksi jos katkoja tulee paljon. Mutta sen lisäksi on jo nyt hyvä sopia menettelytavat palkanmaksun suhteen tässä asiassa. Yhtenä keinona voi olla liukuvan työajan tai esimerkiksi työaikapankin käyttäminen. Silloin voidaan sopia, että sähkökatkojen aikana käytetään liukumia tai työaikapankkiin kertyneitä tunteja. Yksi vaihtoehto voi olla myös se, että sähkökatkojen aikana käytetään työajan lyhennysvapaita, jos yrityksellä niitä on käytössä.
Vaihtoehtoisia keinoja on käytettävissä jos sähkökatkoista informoidaan etukäteen, mutta on hyvä sopia myös niistä tilanteista että käyttöön tulevatkin ilman varoitusta tehtävät sähkökatkot.
Me autamme Jos nyt heräsi pohdintaa aiheesta, meiltä voit aina kysyä, niin katsotaan yhdessä.
Ollaan yhteydessä!
Vinkit
TIEDOTE 4.1.2023
MAHDOLLISET SÄHKÖHÄIRIÖT
TIEDOTE 12.12.2022
HENKILÖKUNNAN LAHJAT
Hyvä asiakkaamme,
työntekijät ovat tärkeitä ja on hyvä että heitä
muistetaan silloin tällöin pienillä lahjoilla. Koska
lahjojen antamisessa on verotuksen kannalta joitakin rajoituksia, keräsimme
tähän
tärkeimmät huomioon otettavat säännöt.
Yleinen sääntö kaikissa henkilökunnan lahjoissa
Työnantaja päättää mitä annetaan, työntekijä ei saa päättää lahjaa. Lahjana voi
olla esimerkiksi jokin lehden vuosikerta ja henkilöt saavat valita muutamasta
eri lehdestä, kaikkihan eivät haluat lukea puutarhalehteä tai vastaavasti
tekniikkaa koskevaa lehteä, mutta lahjojen tulee olla samanarvoisia.
On myös mahdollista ostaa lahjakortti jolla lahjoihin erikoistuneen yrityksen nettikaupasta voi koodilla valita minkä lahjan haluaa, mutta työnantajan on pitänyt valita ne lahjat jotka sieltä ovat valittavissa.
Jos annat lahjaksi rahaa, avoimen lahjakortin tai vaikka osakkeen joka on helppo muuttaa rahaksi, kyseessä on palkka ei veroton lahja. Henkilökunnalle annetun lahjan arvonlisävero ei ole koskaan yritykselle vähennyskelpoinen, siitä on erikseen verolainsäädännössä säädetty.Se minkä arvoinen lahja voi olla, riippuu siitä mistä lahjasta on kysymys. Siitä enemmän seuraavaksi:
Joululahjat ja muut pienet muistamiset
Jouluna voi työntekijälle antaa lahjan jonka arvo on maksimissaan 100 euroa. Sama raja koskee läksiäislahjaa tai muuta vastaavaa pientä muistamista. Joululahjan on oltava saman arvoinen kaikille, poikkeuksena voi olla esimerkiksi tilanne että kaikki alle vuoden työssä olleet saavat vähän pienemmän lahjan kuin ne jotka ovat olleet yli vuoden. Mutta esimerkiksi henkilön asema tai työtehtävä ei voi määritellä joululahjaa arvokkaammaksi kuin muilla. Myös läksiäislahjoissa on aina noudatettava samaa tapaa kaikille. Kaikki nämä voivat olla maksimissaan 100 € arvoisia, kalliimmat ovat palkkaa, eivätkä ne ole verottomia.
Työnantajana voit osallistua pienellä summalla myös esimerkiksi työntekijöiden lahjakeräykseen kun he keräävät työkaverille häälahjaa tai muistamista vauvan syntyessä. Summan tulee olla suunnilleen sama kuin työntekijöiden laittamat summat.
Työntekijän syntymäpäivä
Työntekijälle voit antaa lahjan esimerkiksi 40-, 50-, 60- ja 70-vuotissyntymäpäivänä. Sen sijaan esimerkiksi 65-vuotislahjaa ei ole oikeuskäytännössä hyväksytty verovapaaksi. Työntekijän merkkipäiviä ovat myös hääpäivä, pitkäaikaisen työsuhteen merkkipäivä (10 vuotta tai enemmän) ja eläkkeelle siirtyminen
Lahjan kohtuullinen arvo on enintään työntekijän 1 - 2 viikon bruttopalkkaa vastaava määrä. Lahjan arvo on samanaikaisesti saatu kokonaisetuus, työntekijä ei voi jättää jotain lahjaa vastaanottamatta saadakseen seuraavalla kerralla arvokkaamman lahjan. Matkat ovat palkkaa jos saaja voi vapaasti valita matkan, vaikka arvo jäisikin 1 - 2 viikon bruttopalkkaan.
Yrityksen merkkipäivä
Työnantajan merkkipäivä on yrityksen ikään liittyvä päivä, esimerkiksi työprojektin valmistuminen ei ole sellainen. Näiden lahjojen arvo ei voi olla yhtä suuri kuin työntekijän merkkipäivän lahja ja arvoon vaikuttaa se, onko lahja annettu esimerkiksi yrityksen kymmen- vai satavuotisen merkkipäivän kunniaksi. Tämän lahjan arvo tulee olla aina sama koko henkilökunnalle.
Työprojektin valmistumisen kunniaksi koko henkilökunnalle järjestettävät juhlat voivat virkistysluonteisina olla verovapaita, mutta lahjoja ei voi silloin verottomasti antaa.
Me autamme
Jos nyt heräsi pohdintaa aiheesta, meiltä voit aina kysyä,
niin katsotaan yhdessä.
Ollaan yhteydessä!
TIEDOTE 1.11.2022
EDUSTUSTA, NEUVOTTELUA VAI MARKKINOINTIA
Hyvä asiakkaamme,
saamme silloin tällöin kysymyksiä siitä mikä on edustusta, mikä neuvottelua ja mikä esimerkiksi markkinointia.
Keräsimme avuksi tietoa erilaisista kuluista ja niiden luonteista. Tärkeää on, että tositteen yhteyteen merkitään, ketä on ollut paikalla tai kenelle lahja annettu ja miten kyseiset henkilöt liittyvät elinkeinotoimintaan, ellei se ole muuten täysin selvää.
Neuvottelumeno
Yrityksen sisäisistä palavereista, hallintoelinten kokouksista ja neuvotteluista asiantuntijoiden ja tilintarkastajien kanssa syntyneet kulut ovat kokonaan vähennyskelpoisia, kunhan ne liittyvät elinkeinotoimintaan ja tarjoilu on ollut vähäistä.
"Vähäinen" tai "tavanomainen" tarjoilu voi olla esimerkiksi virvoke- tai kahvitarjoilu tai lounas, joka on tarjottu yrityksen omassa ruokalassa. Ravintolassakin nautittu ateria voi olla neuvottelua, kunhan se on tavanomainen lounastarjoilu. Laajempia ravintolatarjoiluja pidetään helposti edustamiseen liittyvinä ja näin ollen ainoastaan osittain vähennyskelpoisina.
Edustustilaisuus
Edustustilaisuus on yleensä luonteeltaan rajattuun, etukäteen kutsuttuihin henkilöihin kohdistuva suljettu tilaisuus. Ohjelma on yleisesti ottaen vapaata, mutta tilaisuuteen saattaa sisältyä yrityksen tuotteiden esittelyä.
Oikeuskäytännössä edustustilaisuuksiksi on katsottu tilaisuudet, joissa henkilöpiiri on ollut tietyllä tavalla rajattu, vaikka kohderyhmä olisi käsittänyt suuren määrän ihmisiä. (kts. kohta kohderyhmämarkkinointi)
Henkilöpiirin rajaus tekee tilaisuudesta helposti edustustilaisuuden. Tällaisista tilaisuuksista syntyneitten kulujen näyttäminen muuksi kuin edustuskuluksi saattaa olla vaikeaa.
Yrityksen työntekijöille edustustilaisuuteen osallistumisesta maksetut palkat ovat kokonaan vähennyskelpoisia, mutta jos tilaisuutta varten palkataan vaikkapa tarjoiluhenkilökuntaa, ovat tästä aiheutuneet palkkamenot edustusmenoja.
Markkinointitilaisuus
Mainostilaisuus on avoin tilaisuus, jonne asiakkailla on vapaa pääsy. Mainos- ja markkinointitilaisuuksiin kuuluvat esimerkiksi messut.
Pääasiallinen tarkoitus on yrityksen tuotteiden esitteleminen, eikä tilaisuudessa järjestettyä pientä tarjoilua pidetä edustamisena. Markkinointitilaisuuden kulut ovat vähennyskelpoisia. On tosin mahdollista, että tilaisuus on lähtökohdiltaan markkinointitilaisuus ja sen menot siten vähennyskelpoisia, mutta tarjoilusta aiheutuneita kuluja voidaan pitääkin edustamisena jos ne ovat enemmän kuin kohtuullisia ja tavanomaisia. Näistä vähäistä suuremmista tarjoilumenoista vain puolet voi vähentää verotuksessa.
Edustusmatkat
Edustusmatkoja ovat asiakkaille ja muille yrityksen liiketoimintaa edistäville tahoille virkistysmielessä järjestetyt matkat. Tällöin matkan pääasiallinen tarkoitus on edustaminen ja kuluja käsitellään edustusmenoina. Näihin menoihin luetaan mukaan myös isännyydestä aiheutuneet kulut, muun muassa yrityksen oman henkilökunnan matkakulut.
Matkakulut asiakasyrityksen juhlatilaisuuteen ovat myös edustusmenoja. On tärkeää huomata, että edustusmatkaan voi sisältyä täysimääräisesti vähennyskelpoisia liiketoiminnan kuluja vaikkapa kokouksista tai messukäynneistä.
Edustusmenoina ei voida vähentää yrittäjän tai osakkaan taikka näiden perheenjäsenten yksityismatkoista aiheutuneita kuluja, koska myös edustusmenojen pitää aina liittyä tulon hankkimiseen elinkeinotoiminnassa.
Tavanomainen mainoslahja
Mainoslahja on arvoltaan vähäinen ja se annetaan samanaikaisesti ja samanlaisena useille vastaanottajille. Mainoslahjoja ovat esimerkiksi asiakkaille jaetut lahjat, yrityksen tuotteiden näytelähetykset ja asiakkaille annetut kummi- ja häälahjat. Lahjaan on usein painettu yrityksen oma tunnus. Syntynyt kulu on tällöin kokonaan vähennyskelpoinen.
Edustuslahja
Edustuslahja annetaan yritykseen liikesuhteessa olevalle henkilölle esimerkiksi hänen merkkipäivänään. Lahja valitaan mainoslahjaa yksilöllisemmin vastaanottajan mukaan.
Arvoltaan vähäistä mainoslahjaa, jota yritys muutoinkin jakaa mainostamisen vuoksi, ei katsota edustuslahjaksi pelkästään sillä perusteella, että se annetaan jollekin hänen merkkipäivänsä takia.
Arvonlisäverotuksessa edustuskulut eivät ole ollenkaan vähennyskelpoisia.
Alkoholilahja
Alkoholilahjat katsotaan yleisesti edustamiseen liittyviksi, joten niistä vähennyskelpoisia kuluja on puolet. Alkoholia kokonaan vähennyskelpoisena voi oikeastaan antaa vain sitä valmistava yritys joka antaa esimerkiksi pienen pullon ikään kuin tuotenäytteenä. (ei myyntipakkausta)
Kohderyhmä - markkinoinnin kulu
Yritys voi pyrkiä edistämään myyntiään markkinoimalla tuotteitaan tietylle, omien asiakkaidensa joukosta valitulle kohderyhmälle, joka saattaa olla laajakin. Tilaisuus ei kuitenkaan täytä yleisiä markkinointi- tai mainostilaisuudelle asetettavia vaatimuksia. Näin ollen rajoitetulle ryhmälle järjestettyä tilaisuutta tarjoiluineen pidetään yleensä edustustilaisuutena, vaikka tarkoituksena olisi tuote-esittely. Tällöin kahvitarjoilustakin aiheutuneet kulut on katsottu edustuskuluiksi.
Yritysvierailut
Yritys voi järjestää vieraille tutustumiskäyntejä toimitiloihinsa. Jos kysymys on koululais- opiskelija- tai eläkeläisryhmien tai muiden vastaavien ryhmien vierailuista, on vähäisistä tarjoiluista aiheutuneet kulut katsottava vähennyskelpoisiksi PR-menojen tyyppisiksi kuluiksi. Tarkoituksena on luoda myönteistä kuvaa yrityksestä tai sen toiminnasta.
Edustustilaisuuksina ei pidetä myöskään avoimia, esimerkiksi tilinpäätöksen julkistamisen yhteydessä toimittajille järjestettäviä tilaisuuksia vaatimattomine tarjoiluineen. Jos sen sijaan yksittäisille asiakkaille järjestetään vastaava vierailutilaisuus, ovat tästä aiheutuneet kulut edustusmenoja.
Lahjus
Tietyissä tilanteissa yrityksen virkamiehelle osoittama lahja voi täyttää rangaistavan teon, lahjuksen antamisen tunnusmerkistön. Tällöin kyseessä on vähennyskelvoton kulu. Vaikka kysymyksessä ei olisi rangaistava teko, virkamiehelle annetut lahjat eivät yleisesti ottaen ole vähennyskelpoisia.
Me autamme Jos nyt heräsi pohdintaa aiheesta, meiltä voit aina kysyä, niin katsotaan yhdessä.
Ollaan yhteydessä!